Рассмотрим типичные сложности, с которыми сталкивается бизнес в процессе организации закупочной деятельности:
- Формирование и согласования плана закупок: в основном в компаниях происходит в ручном режиме, в Excel-таблицах и по электронной почте. Отнимает много времени, данные могут потеряться.
- Заявки на корректировку плана закупок формируются от каждого подразделения в отдельности и также отдельно утверждаются. Прозрачности и единства в процессах нет.
- Контроль за фактическими закупками документально не регламентируется. График выполнения заказов может не соблюдаться так же, как и сроки публикаций на порталах закупок. Публикации могут не соответствовать предмету и параметрам закупки. Причина ошибок — пресловутая работа в ручном режиме. Сотрудник может что-то забыть или пропустить, опубликовать неверную позицию, не на той площадке и т.д.
- В ранее согласованный план зачастую требуется внести корректирующие действия. Потребность производства изменилась, бюджет пересчитан — эти нюансы нужно согласовывать заново, и не всегда ясно, с кем. Результат — отзыв с площадок, повторная публикация, ожидание.
Итог: высокая трудоемкость подготовки документации по закупкам, финансовые и временные потери, ухудшение экономики бизнеса в целом. Требуется большой штат, особенно если организация крупная, и в год ей требуется закупить миллион позиций товаров и услуг.
